La guía de implementación de un ERP te ayudará a tomar conciencia, de forma esquemática, de en qué consiste este proceso y las fases de debes abordar en un proyecto de este tipo. Como sin duda sabes, la implementación de un sistema informático eficiente es clave en tu transformación digital, especialmente en estos momentos de incertidumbre.

Un proyecto de implementación ERP es un proceso largo, que incluye procesos muy diferentes e implica la participación de agentes muy diversos. Por eso, para optimizar el proceso, hay que contemplar los pasos o fases uno a uno, desarrollando estrategias y planes de contención específicos para cada una de ellos.

Guía de implementación: fases del proceso

Es imprescindible contar con un buen sistema de implantación si no queremos que el cambio de sistema informático se convierta en un drama.

Estas son las fases que debería tener un proceso de implantación ERP.

Fase 1: Planificación

La planificación ha de ser el origen de todo, y de su correcto planteamiento depende el éxito del proyecto de implementación.

Es imprescindible la involucración de la alta dirección de la empresa en el proceso de cambio.

En esta fase se definirán los interlocutores válidos por parte de ambas empresas y se establecerán los indicadores y métricas que nos permitirán controlar el desarrollo del proceso y el rendimiento posterior previsto. Por eso, los KPIs o indicadores que se definan han de ser realistas, relevantes y eficaces para ofrecer la información que necesitamos. Es decir, qué vamos a medir y cómo. 

Fase 2: Diseño del análisis de alcance

Estamos en la fase más analítica, ya que se trata ahora de definir los procesos con los que la empresa desarrolla su actividad y las necesidades o requisitos específicos del negocio. 

Para esquematizar, digamos que esta fase consta de dos partes:

En primer lugar, hay que conocer a fondo el funcionamiento del negocio en particular y de cada uno de los procesos que en él tienen lugar. Aquí es muy importante el know how que la empresa que realiza la implantación tiene sobre nuestro sector. En esta fase participan las personas que mejor conocen el funcionamiento de los distintos departamentos de la empresa y también con la persona responsable del proyecto por parte del cliente que deberá tener total poder para decidir las adaptaciones que se deberán realizar en el ERP o deberá realizar la propia empresa para adaptarse a este.

En esta fase también se analizan posibles mejoras en los actuales flujos de trabajo ya teniendo en cuenta las nuevas funcionalidades que nos ofrecerá el nuevo ERP.

En segundo lugar, se trata de encajar los procesos de la empresa con los que tiene el nuevo ERP, identificando aquellos que pueda no cubrir el nuevo sistema. En estos casos, es preciso buscar alternativas y consensuar si se adapta el ERP a la empresa o si conviene que sea esta la que se adapte a la nueva plataforma.

El resultado final de esta fase será la elaboración del análisis de alcance o blueprint que será consensuado y aprobado por ambas partes. Dentro de este análisis de alcance también se encuentra toda la cronología del proyecto con las fechas en que tendrán lugar los distintos hitos clave para poder llevar a cabo la implantación del nuevo sistema en la fecha prevista.

Lo que se establezca en esta fase ha de mantenerse a la vista a lo largo de todo el proceso, porque servirá para monitorizar el progreso del mismo, y tomar las medidas correctoras oportunas llegado en caso. 

Fase 3: Parametrización

A lo largo de esta fase, se llevarán a cabo las adaptaciones y parametrizaciones definidas en el análisis de alcance. Es muy importante en esta fase limitarse a lo estipulado en el análisis de alcance dejando para después de la puesta en marcha posibles mejoras. Este punto es imprescindible para poder cumplir con los calendarios establecido en el blueprint. Se realizarán reuniones periódicas de seguimiento y que estarán definidas dentro de la cronología general del proyecto, para poder detectar a tiempo cualquier posible desviación.

Fase 4: Pruebas

La fase de pruebas consiste en simular, de la forma más realista posible y con datos reales del cliente migrados de su anterior sistema los distintos procesos de trabajo de la empresa.

Estas fases se suelen ejecutar en un entorno de pruebas o sandbox, donde se puedan controlar fallos y corregirlos adecuadamente.

Estas pruebas las realizan los responsables de los distintos departamentos y que formaron parte en la elaboración del análisis de alcance.

Al hablar de pruebas, se engloban diferentes tipos de testeo: no solo pruebas de procesos e integración de sistemas, sino también pruebas de calidad, de rendimiento y de aceptación del usuario.  

La fase de pruebas se completa cuando se ha verificado que los procesos se desarrollan satisfactoriamente y el flujo de comunicación entre los distintos departamentos es correcta.

Fase 5: Formación

Un aspecto clave en el éxito de la implantación de un sistema informático es la adecuada formación e información de todo el personal. Al inicio del proyecto la dirección deberá informar al personal del cambio de sistema informático que se va a realizar. Aquí es importante transmitir a los empleados que el nuevo sistema es muy intuitivo, fácil de usar y que mejorará considerablemente su calidad de vida laboral. También informar que recibirán toda la formación que precisen para poder hacer un uso adecuado del mismo. Esto aporta seguridad al usuario lo que se traduce en un correcto ajuste con la nueva herramienta.

Es imprescindible que los usuarios del nuevo sistema lo conozcan a fondo para poder sacar todo el rendimiento que nos ofrece.

Fase 6: Puesta en marcha

Por fin llega el día del go on y aquí es muy importante contar con el apoyo presencial de la empresa implantadora para dar tranquilidad y poder resolver al momento las dudas o imprevistos que puedan surgir con el trabajo real. Poco a poco se irá reduciendo el apoyo presencia hasta que el cliente sea totalmente autónomo.

Fase 7: Verificación del nuevo sistema

Una vez pasado un tiempo trabajando con la nueva solución hay que hacer una auditoría de seguimiento en la que poder comprobar si se cumplen las mejoras previstas al inicio del proyecto.

Fase 8: Nuevas funcionalidades

Ahora que ya se lleva un tiempo funcionando con el nuevo sistema es el momento de abordar los posibles cambios a realizar en el proyecto de implementación de ERP. Aquí es donde se consigue terminar de afinar la nueva herramienta a las necesidades de la organización. Esta fase realmente no termina nunca ya que las empresas son un organismo vivo que interactúan en un mundo cada vez más cambiante. Es normal que se necesiten incorporar nuevas tecnologías y funcionalidades para conseguir que la empresa se adapte de manera fácil y rápida a las cambiantes necesidades del mercado.

Estas son en nuestra experiencia, las 8 fases de esta guía de implementación de un ERP perfectas y tú, ¿Definirías otras fases?