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¿Cómo gestionar la trazabilidad de un producto y de documentos?

By julio 13, 2021No Comments

La trazabilidad de un producto y de documentos es fundamental para incrementar la optimización de tu negocio. Poder identificar todos los cambios que se producen en un documento o producto, cuando pasan por varias versiones o empleados resulta complicado sin un programa de gestión. Haz la gestión de tu negocio, algo ágil, eficaz y eficiente. En este post te explicaremos cuales son las ventajas de tener un ERP y poder tener la trazabilidad documental y de los productos de tu empresa en tan solo un clic.

¿Qué es y en qué consiste la trazabilidad de un producto y de documentos?

La trazabilidad documental, es el proceso que permite conocer la trayectoria de un documento desde su creación, modificación y entrega al cliente. Gracias a ello, nos permite controlar todas las variaciones en el documento en cualquier momento desde su creación hasta la emisión de la factura. Tener una trazabilidad empresarial te ayuda a conocer la trayectoria y ubicación de documentos dentro de tu negocio.

Cuando hablamos de trazabilidad nos referimos a la capacidad de poder reconstruir el historial por completo de un documento que ha sido realizado por tu empresa. Estará compuesto desde el origen de las materias primas, control de todos los procesos que han sido aplicados, distribución y la posterior localización. Este proceso de trazabilidad se convertirá en esencial a la hora de detectar posibles incidencias. Con este control tu empresa se transforma en una empresa fiable y transparente. Desarrollar la trazabilidad conlleva la colaboración entre diferentes participes de la empresa. Todos los trabajadores que intervengan en este proceso son fundamentales para un correcto almacenaje de los datos.

Una vez conocida la trazabilidad de los documentos de tu empresa conoceremos como realizar el proceso de trazabilidad de los productos.

La trazabilidad de un producto, se refiere a un conjunto de procedimientos, medidas y actuaciones que permiten conocer la trayectoria histórica de productos alimentarios, materias primas y pienso animal durante la cadena de suministro. 

¿Por qué es tan importante conocer la trazabilidad documental?

Poder identificar un documento dentro de nuestro propio sistema de gestión documental es totalmente necesario:

  • Identificar las tareas que no han sido finalizadas o que aún permanecen pendientes de finalización.
  • Control de todas las operaciones que se realizan con los documentos dentro de tu negocio.
  • Tener acceso a estos documentos en cualquier momento.
  • Eliminación de la posibilidad de pérdida.
  • La trazabilidad garantiza poder dar un servicio óptimo y de calidad.

¿Qué ventajas se obtienen?

La gestión documental aplicada a las empresas para gestionar los documentos ofrece las siguientes ventajas:

  • Sencillez: la gestión de la documentación pasa a ser algo sencillo.
  • Ágil: La inserción o modificación de los documentos es algo fácil, y da el acceso a cualquier trabajador.
  • Control y seguridad: los documentos estarán registrados, y cualquier modificación o eliminación podremos saber quién la realizó.
  • Optimización del espacio y mejora de la organización: no serán más un problema los archivadores en la oficina además de una mejora en la organización.
  • Optimización: todos los procesos de la organización serán más eficientes.

¿Cuándo y por qué es imprescindible controlar la trazabilidad documental?

Aquellas organizaciones que tienen gran movilidad de sus recursos deben contar con un sistema documental que tenga bajo control esa información, como ya hemos dicho. Además, es imprescindible gestionar de forma eficiente esa información para evitar búsquedas innecesarias y notables pérdidas de tiempo e incluso disgustos. Uno de los aspectos más importantes que facilita la gestión documental es la trazabilidad. Las organizaciones trabajan de forma colaborativa, y el hecho de contar con una herramienta que cree, modifique y recupere versiones de los documentos y además guarde su evolución es crucial para mejorar en eficiencia, productividad y seguridad.

La reducción de costes es una prioridad para las empresas y ello pasa por reducir el uso del papel y también por tener una óptima trazabilidad de sus documentos.
La digitalización y organización de los documentos es una de las apuestas más estratégicas que toman las empresas, ya que existe menor riesgo de pérdida de la información. La información es uno de los patrimonios más valiosos para las empresas, por lo que su manipulación debe ser controlada. Conocer en todo momento quién puede acceder al documento es clave dentro de la estrategia de seguridad de las organizaciones.

El hecho de gestionar de forma óptima la trazabilidad en la gestión documental permite no sólo llevar una gestión racional de los recursos y una reducción de costes derivados de ella, sino que, además, se consigue un uso más adecuado de la información en los procesos clave del negocio.

En este video explicamos como de sencillo es realizar la trazabilidad de tus documentos con Sage 200could.

 

¿Cuál es el objetivo de la trazabilidad de un producto?

La trazabilidad tiene como objetivo poder localizar cualquier producto alimentario o materia prima dentro de la cadena de suministro. Además, permite identificar, inmovilizar y retirar cualquier producto en caso de que se produzcan problemas de seguridad alimentaria.

Pongamos un ejemplo para que se entienda mejor. Imaginemos que una determinada partida de tomate frito debe ser retirada de la venta al público debido a que se han detectado anomalías en ese lote. Gracias a la trazabilidad se pueden localizar todas las partidas existentes de dicho tomate frito a lo largo de toda la cadena de suministro, desde el fabricante, pasando por distribuidores mayoristas, hasta llegar a las tiendas o minorista donde se vende a los consumidores.

Una vez localizado el número del lote del producto se puede alertar a todos los implicados para retirar el tomate frito en malas condiciones del mercado, y minimizar o eliminar las consecuencias de su uso.

Las tres visiones de la trazabilidad de un producto

La trazabilidad otorga una visión de los productos desde tres puntos de vista:  

  • Visión hacia atrás. Incluye todos los detalles del producto antes de llegar a la empresa (dónde, cómo y cuándo son fabricados, cómo se transportan y toda información relevante antes de su recepción en la empresa). 
  • Visión interna. Se refiere a todos los procesos y actividades relacionados con los productos, una vez están en la empresa. Hay que tener en cuenta la recepción y almacenaje, si se mezcla con otros productos, si se les aplica algún proceso o tratamiento, en definitiva, toda acción que involucre a los productos dentro de la empresa. 
  • Visión externa. Una vez los productos salen de la empresa debe quedar constancia sobre su transporte y a quién y cuándo se venden, realizando un seguimiento post venta.

5 claves para  hacer el Plan de Trazabilidad de un producto

Cuando vamos a implementar un sistema de trazabilidad de los productos de la empresa, deberemos realizar el Plan de Trazabilidad, donde figurarán todos los pasos a dar en este desarrollo.

Los distintos pasos recogidos dentro de ese plan serian: 

  • Registrar los criterios para crear grupos de productos

Se considera esencial definir los criterios que se van a utilizar para agrupar los productos dentro del plan de trazabilidad y cómo esos datos van a ser registrados en el sistema. Generalmente este proceso está compuesto por grupo de productos o lotes. Estos a su vez están identificados por una etiqueta única correspondiente a este lote. Esta codificación debe ser uniforme a lo largo de la cadena de suministro para facilitar la identificación de los productos.

  • Desarrollar un sistema uniforme de registros y documentación

Para tener un control de trazabilidad adecuado es necesario registrar todos los datos generados y relacionados con el producto. Es necesario utilizar modelos automatizados que estandarice la introducción de los datos y minimice los errores en este proceso.Trazabilidad productos-LSI

  • Utilización del Sistema de identificación

Las empresas deben utilizar un sistema de identificación que permita hacer un seguimiento del producto desde los tres puntos de vista, hacia atrás, internamente en la empresa y hacia delante o externamente.

Para ello el número de lote debe incluirse en etiquetas, albaranes y facturas. Además, debe proporcionarse otra información como: 

  • A quién se entrega el producto.
  • Cantidad y tipo de productos entregados.
  • Información sobre cantidad de embalajes.
  • Fecha y hora de entrega.
  • Tipo de transporte utilizado en la entrega. 
  • Gestión de incidencias

 El Plan de trazabilidad debe especificar todo el protocolo de actuación ante una situación de alerta de seguridad alimentaria. Con el fin de actuar de la manera más rápida y ágil, para poder retirar del mercado los productos peligrosos e informando a las autoridades correspondientes.

  • Test del plan de trazabilidad

Una vez desarrollado todo el Plan de trazabilidad, queda el último paso y no menos importante que consiste en verificar que todo lo diseñado hasta el momento funciona correctamente. Es totalmente necesario que incluya un sistema de monitorización de todas las acciones y un sistema de revisión, para poder llevar a cabo las medidas preventivas oportunas. Esta auditoria final del plan de trazabilidad tiene que ser llevada a cabo por profesionales ajenos a la empresa, para alcanzar el máximo nivel de objetividad y transparencia al respecto.

La trazabilidad es una herramienta indispensable para asegurar que los alimentos sean de calidad aptos para el consumo. Además, permite localizar cualquier alimento dentro de la cadena de distribución para retirarlo del mercado en caso de necesidad, en un periodo corto de tiempo. La tecnología ayuda a que los procesos y registros de la trazabilidad cada vez sean más precisos rápidos, proporcionando mayor grado de seguridad para el consumidor final. 

¿Cómo elegir un programa de gestión para llevar la trazabilidad documental de una empresa?

Empieza a reducir los costes y a mejorar la optimización de tus recursos, teniendo un buen gestor documental en tu negocio. Es uno de los primeros pasos para la transformación digital de tu negocio.

LSI entiende tus problemas, y diseñamos soluciones personalizadas para tu empresa. 

 

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